--- title: "Prozessautomatisierung für KMU und Mittelstand – Riccardo Nentwich" description: "Prozessautomatisierung für KMU: Geschäftsprozesse wie Anfragen, Dokumente, Angebote und Freigaben automatisieren, wo es sich lohnt. Erst prüfen, dann umsetzen." url: "https://riccardonentwich.com/leistungen/prozessautomatisierung/" language: "de" translation: "https://riccardonentwich.com/en/services/process-automation/" --- [Leistungen](https://riccardonentwich.com/leistungen/)Prozessautomatisierung # Prozessautomatisierung, die im Alltag funktioniert. Ich automatisiere Geschäftsprozesse in KMU und Mittelstand, die heute von Hand laufen: von der Kundenanfrage bis zum Reporting. Zuerst klären wir, ob und wo sich Automatisierung lohnt. Dann setze ich die Lösung um, die den Ablauf wirklich einfacher macht. [Erstgespräch vereinbaren](https://riccardonentwich.com/erstgespraech/) Antwort innerhalb von 24 Stunden. Kostenlos und unverbindlich. - Leistung Wiederkehrende Geschäftsprozesse vereinfachen, digitalisieren und automatisieren - Abläufe Anfragen, Dokumente, Angebote und Aufträge, Datenübertragung, Freigaben, Reporting - Lösung Automatisierung, verbundene Systeme oder KI, je nachdem, was der Ablauf braucht - Systeme Ihre vorhandene Software wird genutzt und verbunden, nicht ersetzt - Ergebnis Ein Ablauf, der messbar einfacher funktioniert, mit festem Projektende - Einstieg Konkreter Ablauf: direkt in die Umsetzung. Offen, was sich lohnt: zuerst der [Prozess-Check](https://riccardonentwich.com/leistungen/prozess-check/) 01 Ausgangslage ## Viele Handgriffe. Ein Ablauf. Manuelle Prozesse kosten selten an einer Stelle viel Zeit, sondern an vielen Stellen ein wenig. Automatisiert wird daraus ein durchgehender Ablauf. Vorher und nachher am Beispiel einer Anfrage bis zum Auftrag. Heute: E-Mail lesen und sortieren, Angaben ins CRM abtippen, fehlende Angaben nachfragen, den Auftrag im ERP erneut anlegen, Unterlagen ablegen und an die Nachfrage denken, alles von Hand. Automatisiert: Die Anfrage kommt an, Angaben werden erkannt und übernommen, Fehlendes wird gezielt nachgefragt, der Vorgang wird in CRM und ERP angelegt. Ein Mensch prüft und gibt frei, danach ist der Auftrag bestätigt. 02 Abläufe ## Wo Automatisierung im Büro ansetzt. Sechs Abläufe, in denen viele Unternehmen täglich Zeit verlieren. Die Routine kann automatisch laufen, die Entscheidungen bleiben bei Ihrem Team. | Ablauf | Heute | Automatisch | Bleibt beim Menschen | | ----------------------- | -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------ | | Kundenanfragen | Anfragen kommen per E-Mail, Formular oder Telefon. Jemand liest, sortiert, überträgt die Angaben ins CRM und fragt Fehlendes nach. | Anfragen werden erkannt, die Angaben strukturiert übernommen und zugeordnet. Fehlende Informationen werden gezielt nachgefragt. | Einschätzung, Priorität und die Antwort an den Kunden. | | Dokumente und Post | Bestellungen, Rechnungen, Formulare oder Briefe kommen als PDF oder auf Papier. Die Daten werden abgetippt, Fristen notiert, die Datei wird von Hand abgelegt. | Die Daten werden aus dem Dokument gelesen, geprüft und im richtigen System gespeichert. Fristen werden erkannt, das Dokument landet zugeordnet in der Ablage. | Abweichungen und Dokumente, die nicht eindeutig sind. | | Angebote und Aufträge | Angaben aus Anfrage, Preislisten und früheren Angeboten werden zusammengesucht. Auftragsbestätigungen entstehen von Hand. | Ein Angebotsentwurf entsteht aus den vorhandenen Daten. Nach der Zusage wird der Auftrag angelegt, offene Angebote werden zur Nachfrage vorgelegt. | Kalkulation, Preis und Freigabe. | | Daten zwischen Systemen | Was in einem System steht, wird ins nächste übertragen: Kundendaten, Aufträge, Stunden, Belege. | Die Information wird einmal erfasst und automatisch weitergegeben, mit Prüfung auf Vollständigkeit. | Klärung, wenn Daten nicht zusammenpassen. | | Interne Freigaben | Bestellungen, Eingangsrechnungen oder Ausgaben warten per E-Mail auf eine Freigabe. Wo der Vorgang gerade liegt, weiß niemand genau. | Der Vorgang geht mit allen Unterlagen an die zuständige Person. Bei Verzögerung kommt eine Erinnerung, der Stand ist jederzeit sichtbar. | Die Entscheidung selbst. | | Fristen und Reporting | Fristen, Wiedervorlagen und Erinnerungen werden in Listen von Hand gepflegt. Zahlen werden jeden Monat aus mehreren Quellen in Excel zusammengetragen. | Fristen und Wiedervorlagen kommen rechtzeitig zur zuständigen Person. Berichte entstehen aus den vorhandenen Daten und kommen zum festen Termin. | Auswertung und Konsequenzen. | Das sind Beispiele, keine Pakete. Welcher Ablauf bei Ihnen zählt, klären wir am konkreten Fall. [Aus der Praxis: Kundenanfragen per Messenger](https://riccardonentwich.com/wissen/kundenanfragen-per-messenger-prototyp/) 03 Potenzial ## Automatisierungspotenzial erkennen Sie im Alltag. Es zeigt sich selten auf einen Blick, sondern an kleinen Dingen, die jeden Tag wiederkehren. ### Anzeichen im Alltag - Jemand tippt ab, was schon digital vorliegt. - Dieselbe Information steht in zwei Systemen, und nicht immer gleich. - Vorgänge warten, weil jemand nachsehen, nachfragen oder freigeben muss. - Fehler fallen erst auf, wenn der Kunde anruft. - Zum Monatsende wird zusammengesucht statt ausgewertet. - Mehr Aufträge bedeuten fast im selben Maß mehr Arbeit im Büro. ### Prüffragen zur technischen Eignung - Kommt der Ablauf häufig genug vor? - Läuft er nach Regeln, die sich aufschreiben lassen? - Liegen die Informationen digital vor? - Wie viele Ausnahmen gibt es, und wer entscheidet sie? - Bleibt der Ablauf eine Weile stabil? Ausführlich im Bereich Wissen Wissen ### [Wann lohnt sich Prozessautomatisierung?](https://riccardonentwich.com/wissen/wann-lohnt-sich-prozessautomatisierung/) Fünf Prüffragen, ein nachvollziehbarer Rechenweg und die Fälle, in denen man es besser lässt: So schätzen Sie ein, ob sich die Automatisierung eines konkreten Ablaufs lohnt. 7 Min. Lesezeit 31. August 2026 Wissen ### [Welchen Prozess sollte man zuerst automatisieren?](https://riccardonentwich.com/wissen/welchen-prozess-zuerst-automatisieren/) Mehrere Kandidaten, ein erstes Projekt: eine Priorisierung mit sechs Kriterien, einem einfachen Vergleichsraster und den häufigsten Fehlern bei der Auswahl. 6 Min. Lesezeit 20. August 2026 04 Erst prüfen ## Erst prüfen. Dann automatisieren. Nicht jeder Prozess sollte automatisiert werden. Es lohnt sich dort, wo Aufwand, Einsparung und Umsetzung in einem vernünftigen Verhältnis stehen. Vom Ablauf zur Automatisierung in fünf Schritten 1. Prozess-Check ### Verstehen Wie läuft der Ablauf heute wirklich? 2. ### Potenzial erkennen Wo entstehen Handarbeit und Medienbrüche? 3. ### Wirtschaftlichkeit bewerten Was kostet es, was spart es, ab wann rechnet es sich? 4. Umsetzung ### Automatisieren Was sich rechnet, in Etappen. 5. ### Ergebnis messen Was hat sich verändert? ### Was vorher geklärt wird - Welche Abläufe verursachen tatsächlich unnötigen Aufwand? - Wo gibt es Medienbrüche und wiederkehrende Handarbeit? - Welche Abläufe eignen sich technisch für eine Automatisierung? - Wie hoch ist das Einsparpotenzial, wie komplex die Umsetzung? - Wann amortisiert sich die Investition? - Welcher Ablauf kommt zuerst? ### Die Rechnung dahinter - Heutige Prozesskosten Zeit pro Vorgang × Vorgänge pro Jahr × interner Stundensatz - Einsparung Standardfälle pro Jahr × eingesparte Minuten je Standardfall ÷ 60 = eingesparte Stunden pro Jahr - Amortisation Einmaliger Aufwand ÷ (jährliche Einsparung − jährliche laufende Kosten) = Jahre bis zur Amortisation Im Prozess-Check mit Werten aus Ihrem Alltag statt mit Schätzungen. [Automatisierungspotenzial mit dem Prozess-Check ermitteln](https://riccardonentwich.com/leistungen/prozess-check/) Festpreis ab 750 € netto, Ergebnis nach etwa zwei Wochen. Ablauf und Ziel sind schon klar? [Projekt direkt besprechen](https://riccardonentwich.com/erstgespraech/) 05Lösungsweg ## Nicht die größte Lösung. Die sinnvollste. Ich beginne beim kleinsten Schritt, der das Problem löst. Oft ist das noch keine Software, sondern ein klar geregelter Ablauf. Und manchmal ist die richtige Entscheidung, einen Prozess gar nicht zu automatisieren. Auch das sage ich Ihnen. 1. ### Vereinfachen Überflüssige Schritte fallen weg, Zuständigkeiten werden klar, Vorlagen einheitlich. Oft ist damit schon viel gewonnen. 2. ### Vorhandenes nutzen Ihre Software kann den Schritt bereits, wenn sie entsprechend eingerichtet ist. 3. ### Nach Regeln automatisieren Wiederkehrende Schritte laufen nach festen Regeln: übertragen, prüfen, zuordnen, erinnern, ablegen. 4. ### Systeme verbinden Informationen fließen zwischen E-Mail, CRM, ERP und Buchhaltung, statt abgetippt zu werden. [Mehr zur Systemintegration](https://riccardonentwich.com/leistungen/systemintegration/) 5. ### KI einsetzen Wo Inhalte frei formuliert sind, in E-Mails, Dokumenten oder Notizen, erkennt KI das Wesentliche. KI-Agenten übernehmen mehrstufige Aufgaben, ein Wissenssystem macht Unternehmenswissen auffindbar. [Mehr zu KI-Agenten](https://riccardonentwich.com/leistungen/ki-agenten/) 6. ### Eigene Anwendung Wenn keine vorhandene Software passt: eine schlanke Webanwendung, genau für diesen Ablauf. Jede Stufe ist ein mögliches Ergebnis. Die nächste kommt nur dazu, wenn die vorherige nicht reicht. 06 Klassisch oder KI ## Regeln, wo es geht. KI, wo es hilft. Viele Abläufe brauchen keine KI. Manche lassen sich erst mit ihr sinnvoll automatisieren. | | Klassische Automatisierung | KI als Baustein | | --------------- | --------------------------------------------------------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Passt, wenn | die Eingaben strukturiert sind: Formularfelder, Tabellen, Daten aus einem System. | die Eingaben frei formuliert oder uneinheitlich sind: E-Mails, PDFs verschiedener Absender, Notizen. | | Arbeitsweise | Feste Regeln: Wenn dies, dann das. Jeder Schritt ist vorhersehbar. | Erkennt Inhalte, ordnet zu, fasst zusammen, schlägt vor. Das Ergebnis ist sehr wahrscheinlich richtig, aber nicht garantiert. | | Beispiel | Neue Bestellung im Onlineshop → Auftrag im ERP → Bestätigung an den Kunden. | Anfrage per E-Mail → Produkt, Menge und Wunschtermin erkennen → Vorgang im CRM vorbereiten. | | Kontrolle | Die Regeln werden einmal geprüft und laufen dann immer gleich. | Prüfschritte und klare Grenzen. Unsichere Fälle gehen an einen Menschen. | | Laufende Kosten | Betrieb und Pflege der Automatisierung. | Zusätzlich die Nutzung des KI-Dienstes, abhängig von der Menge. Gehört von Anfang an in die Rechnung. | Oft ist es eine Kombination: KI liest, Regeln entscheiden, der Mensch prüft die Ausnahmen. KI-Agenten gehen einen Schritt weiter: Sie erledigen mehrstufige Aufgaben selbstständig, innerhalb festgelegter Grenzen. Sinnvoll sind sie dort, wo ein Ablauf zu viele Varianten für feste Regeln hat. Ein KI-Wissenssystem liefert ihnen und Ihrem Team das Unternehmenswissen, auf das sie sich stützen. [Mehr zu KI-Agenten](https://riccardonentwich.com/leistungen/ki-agenten/) [Mehr zu KI-Wissenssystemen](https://riccardonentwich.com/leistungen/ki-wissenssysteme/) 07 Systeme ## Ihre Systeme bleiben. Sie werden verbunden. Workflow-Automatisierung setzt auf dem auf, was Sie heute nutzen. Neue Software nur, wenn sie etwas wirklich besser löst. Verbindung von Systemen: Eingänge wie E-Mail, Webformular sowie PDF und Scan werden automatisch erkannt, geprüft und zugeordnet. Ausnahmen gehen an einen Menschen. Das Ergebnis wird in den vorhandenen Systemen CRM, ERP und Buchhaltung aktualisiert. - ### E-Mail und Kalender Outlook und Microsoft 365, Google Workspace, Sammelpostfächer - ### Dokumente und Ablage PDFs, Scans, SharePoint, OneDrive, Netzlaufwerke - ### Tabellen Excel-Listen und geteilte Tabellen, die heute als Datenbank dienen - ### CRM Kundendaten, Anfragen, Verkaufschancen - ### ERP und Warenwirtschaft Artikel, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen - ### Buchhaltung Belege und vorgelagerte Schritte bis zur Übergabe an DATEV, Ihre Buchhaltungssoftware oder Ihren Steuerberater - ### Formulare und Website Kontakt- und Anfrageformulare, Kundenportale - ### Fachsoftware Branchenlösungen mit Schnittstelle oder Import und Export - ### Teams und Messenger Hinweise und Freigaben dort, wo Ihr Team ohnehin arbeitet Voraussetzung ist ein verlässlicher Zugang: eine Schnittstelle (API), ein Import und Export oder ein anderer stabiler Weg. Ob es ihn gibt, kläre ich, bevor etwas gebaut wird, nicht danach. [Mehr zur Systemintegration](https://riccardonentwich.com/leistungen/systemintegration/) 08 Projektablauf ## Vom ersten Gespräch bis zum laufenden Ablauf. Sie wissen, welcher Ablauf einfacher werden soll? Dann geht es direkt in die Umsetzung, mit festgelegtem Ergebnis und klarem Ende. 1. 01 ### Erstgespräch 30 Minuten per Telefon oder Video, kostenlos. Wir sprechen über einen konkreten Ablauf und klären, wo der sinnvolle Einstieg liegt. 2. 02 ### Ablauf verstehen Wir schauen an, wie der Ablauf heute tatsächlich läuft: Schritte, Systeme, Mengen, Ausnahmen. Ist noch offen, ob sich eine Veränderung lohnt, klärt das ein [Prozess-Check zum Automatisierungspotenzial](https://riccardonentwich.com/leistungen/prozess-check/). Vorbereiten können Sie das mit dem [Prozess-Steckbrief](https://riccardonentwich.com/wissen/prozess-steckbrief/). 3. 03 ### Ziel und Umfang festlegen Wir legen fest, wie der Ablauf danach funktionieren soll, woran wir den Erfolg messen und was ausdrücklich nicht dazugehört. Daraus entsteht ein Angebot mit klarem Umfang und festem Projektende. 4. 04 ### Umsetzen und testen Ich baue die Lösung in Etappen und teste sie mit echten Fällen aus Ihrem Alltag, bevor sie in Betrieb geht. 5. 05 ### Einführen Ihr Team lernt die Lösung kennen, die Zuständigkeit für Ausnahmen ist geklärt, die Dokumentation liegt vor. 6. 06 ### Messen und übergeben Wir vergleichen mit dem Ausgangswert und schließen das Projekt mit einer Übergabe ab. [Erstgespräch vereinbaren](https://riccardonentwich.com/erstgespraech/) 09 Danach ## Ein Ablauf, der auch in einem Jahr noch läuft. Automatisierungen brauchen Pflege, denn Systeme, Schnittstellen und Abläufe ändern sich. - Dokumentation und Übergabe Sie wissen, was die Lösung tut, wo sie läuft und wer bei Ausnahmen zuständig ist. - Überwachung Läuft etwas nicht wie vorgesehen, gibt es eine Meldung, statt dass Vorgänge unbemerkt liegen bleiben. - Messen Nach einigen Wochen vergleichen wir mit dem Wert von vorher. Für die Ausgangsmessung gibt es das [Messblatt „Vorher messen“](https://riccardonentwich.com/wissen/vorher-messen-messblatt/). - Weiterentwickeln Auf Wunsch betreue ich die Lösung weiter: Anpassungen, wenn sich etwas ändert, und neue Schritte, wenn sie sich lohnen. Das ist die [laufende Prozessoptimierung](https://riccardonentwich.com/leistungen/#laufende-prozessoptimierung), kein Pflichtvertrag. 10 Fragen ## Häufige Fragen. Zu Wirtschaftlichkeit, Kosten, KI, vorhandener Software und dazu, was passiert, wenn etwas schiefgeht. Was bedeutet Prozessautomatisierung konkret? Prozessautomatisierung heißt: Wiederkehrende Schritte eines Geschäftsprozesses laufen ohne Handarbeit ab, etwa Daten übertragen, Dokumente auslesen, Vorgänge zuordnen, an Fristen erinnern oder Berichte erstellen. Ein Mensch greift dort ein, wo Erfahrung, Verantwortung oder eine Entscheidung gefragt ist. Workflow-Automatisierung meint meist dasselbe mit Blick auf einzelne Arbeitsabläufe. Prozessdigitalisierung ist oft der Schritt davor: Informationen liegen digital vor statt auf Papier oder in einzelnen Köpfen. Für welche Unternehmen ist Prozessautomatisierung sinnvoll? Für KMU und Mittelstand, in denen täglich Anfragen, Dokumente und Daten durchs Büro laufen: technische Betriebe, Handwerk mit eigener Büroorganisation, B2B-Dienstleister und Handel. Entscheidend ist weniger die Größe des Unternehmens als der Ablauf selbst: Er sollte häufig genug vorkommen, nach Regeln laufen und auf digital vorliegenden Informationen beruhen. Müssen wir dafür neue Software einführen? In der Regel nicht. Ausgangspunkt ist Ihr Ablauf, nicht ein bestimmtes Tool. Vorhandene Systeme werden genutzt und verbunden, nicht ersetzt. Neue Software oder eine eigene kleine Webanwendung kommt nur infrage, wenn keine vorhandene Lösung den Ablauf sinnvoll abbildet. Wann lohnt sich Prozessautomatisierung? Wenn ein Ablauf häufig vorkommt, überwiegend nach klaren Regeln läuft, auf digital vorliegenden Informationen beruht und wenige Ausnahmen hat, und wenn der eingesparte Aufwand über die Nutzungsdauer größer ist als Aufbau, Betrieb und Pflege der Lösung. Fehlt eine dieser Bedingungen, ist Vereinfachen oder die bessere Nutzung vorhandener Software oft die günstigere Antwort. Müssen wir mit einem Prozess-Check anfangen? Nein. Sind Problem und Ziel klar, steigen wir direkt in die Umsetzung ein. Ein Prozess-Check ist sinnvoll, wenn noch offen ist, ob und wo sich eine Veränderung lohnt: welche Abläufe unnötig Aufwand verursachen, was eine Automatisierung einsparen würde, was sie kostet und womit Sie anfangen. Wo der Einstieg liegt, klären wir im kostenlosen Erstgespräch. Was kostet eine Prozessautomatisierung? Das hängt vom Ablauf ab, deshalb gibt es keine Preisliste. Bevor etwas umgesetzt wird, legen wir Umfang, Ziel und ein festes Projektende fest, und Sie erhalten ein Angebot dafür. Ist noch unklar, ob und wo sich eine Veränderung lohnt, klärt das ein Prozess-Check. Er kostet 750 bis 1.250 Euro netto, je nachdem, ob wir einen Ablauf oder mehrere anschauen. Laufende Kosten werden vor der Umsetzung beziffert: Lizenzen für eingesetzte Software und die Nutzung von KI-Diensten, abhängig von der Menge. Eine Betreuung nach dem Projekt ist optional und beginnt bei 250 Euro im Monat. Sie ist kein Pflichtvertrag. Wie lange dauert ein Automatisierungsprojekt? Das hängt vom Umfang ab. Ein erstes Projekt schneide ich bewusst so zu, dass es in überschaubarer Zeit in Betrieb gehen und sich messen lassen kann. Den Zeitplan legen wir zusammen mit dem Umfang vor dem Start fest. Was ist ein KI-Agent, und brauchen wir einen? Ein KI-Agent ist eine Software, die mithilfe eines Sprachmodells mehrere Schritte selbstständig plant und ausführt, etwa Informationen suchen, Programme bedienen und Ergebnisse in ein System eintragen, innerhalb vorher festgelegter Grenzen. Anders als eine klassische Automatisierung folgt er keinem fest programmierten Ablauf. Für viele Abläufe ist das nicht nötig: Feste Regeln sind einfacher, günstiger und vorhersehbarer. Ein KI-Agent lohnt sich dort, wo ein Ablauf zu viele Varianten für feste Regeln hat. Was passiert, wenn die Automatisierung einen Fehler macht? Jede Lösung bekommt Prüfschritte. Unklare oder unvollständige Fälle gehen an einen Menschen, statt falsch weiterverarbeitet zu werden, und Störungen werden gemeldet. Wer im Team für Ausnahmen zuständig ist, legen wir bei der Einführung fest. Wie verhindern Sie, dass zu viel oder zu kompliziert automatisiert wird? Wir legen vorher fest, welches Problem gelöst werden soll und woran wir den Erfolg messen. Dann beginne ich beim kleinsten Schritt, der das Problem löst: vereinfachen, vorhandene Software nutzen, erst dann automatisieren. Lohnt sich eine Automatisierung nicht, sage ich das, auch wenn die Empfehlung lautet: nichts bauen. Wie gehen Sie mit Datenschutz um? Welche Daten verarbeitet werden, wo sie gespeichert sind und welche Dienste beteiligt sind, klären wir vor der Umsetzung. Bei KI-Diensten gehören dazu der Anbieter, der Speicherort der Daten und ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Wo es möglich ist, bleiben die Daten in den Systemen, die Sie bereits nutzen. Anfrage ## Welcher Ablauf kostet Sie heute die meiste Zeit? Schildern Sie ihn mir im Erstgespräch. Danach wissen wir, ob wir direkt umsetzen oder zuerst mit einem Prozess-Check prüfen, was sich lohnt. [Erstgespräch vereinbaren](https://riccardonentwich.com/erstgespraech/) Antwort innerhalb von 24 Stunden. Kostenlos und unverbindlich.