Prozess-Steckbrief: Vorlage, um einen Geschäftsprozess zu erfassen

Bevor man über eine Lösung spricht, muss klar sein, worüber man spricht. Der Prozess-Steckbrief hält einen Ablauf auf einer Seite fest: womit er beginnt, was am Ende vorliegen soll, wer welche Schritte mit welchem System erledigt und wo dabei Zeit verloren geht.

Die Vorlage setzt keine Kenntnisse in Prozessmodellierung voraus. Sie funktioniert mit einem Stift, im Gespräch mit der Person, die den Ablauf täglich erledigt.

Einsatz

Wofür der Steckbrief gedacht ist

Einen Ablauf verstehen, bevor über Veränderung oder Automatisierung entschieden wird.
Mehrere Abläufe vergleichbar machen, wenn es darum geht, welcher zuerst angegangen wird. Mehr dazu im Beitrag Welchen Prozess sollte man zuerst automatisieren?
Ein Gespräch vorbereiten, intern oder mit einem externen Partner. Mit dem ausgefüllten Blatt beginnt das Gespräch beim Ablauf, nicht bei allgemeinen Vermutungen.

Der Steckbrief beschreibt den Ist-Zustand. Er ist bewusst kein Formular für Verbesserungsideen. Die entstehen besser, wenn der Ablauf erst einmal sichtbar ist.

Inhalt

Die acht Felder

01
Auslöser: Womit beginnt der Ablauf?
Das Ereignis, das einen Vorgang startet: eine E-Mail, ein Anruf, ein Dokument, ein Termin.
BeispielDie Auftragsbestätigung eines Lieferanten kommt als PDF per E-Mail.
02
Ergebnis: Wann ist ein Vorgang erledigt?
Was liegt am Ende vor, und wo? Ein klares Ende verhindert, dass der Ablauf beim Beschreiben ausufert.
BeispielLiefertermin und Preis stehen an der Bestellung im System, das PDF ist abgelegt.
03
Ablauf heute: Welche Schritte passieren – wer macht was, womit?
Den Normalfall beschreiben, so wie er tatsächlich läuft. Pro Schritt markieren, wo übertragen, gesucht, gewartet oder nachgefragt wird.
BeispielEinkauf öffnet das PDF, sucht die Bestellung im System und tippt Termin und Preis ab (Ü, S).
04
Menge und Zeit: Wie oft kommt der Vorgang vor, und wie lange dauert er?
Häufigkeit, Bearbeitungszeit pro Vorgang, Zahl der Beteiligten. Ankreuzen, ob geschätzt oder gemessen.
BeispielEtwa 25 pro Woche, rund 5 Minuten pro Vorgang, zwei Personen – geschätzt.
05
Ausnahmen: Was läuft nicht nach Schema?
Abweichungen und wie oft sie ungefähr vorkommen. Ausnahmen entscheiden später oft darüber, wie viel sich automatisieren lässt.
BeispielDer Preis weicht von der Bestellung ab. Es wird nur teilweise geliefert.
06
Entscheidungen: Wo muss ein Mensch entscheiden – und warum?
Stellen, an denen Erfahrung, Verantwortung oder Rücksprache nötig sind. Sie bleiben auch nach einer Veränderung beim Menschen.
BeispielEine Preisabweichung akzeptieren oder beim Lieferanten reklamieren.
07
Fehler und Nacharbeit: Was geht schief, und was muss dann korrigiert werden?
Typische Fehler und ihre Folgen – auch solche, die erst später auffallen.
BeispielEin falscher Liefertermin im System; die Planung arbeitet mit dem falschen Datum.
08
Größte Reibung: Welche eine Stelle würden Sie zuerst ändern?
Die Stelle, die am meisten Zeit, Nerven oder Rückfragen kostet – aus Sicht der Person, die den Ablauf täglich macht.
BeispielDas Abtippen aus dem PDF.

Im Feld „Ablauf heute“ markieren vier Kürzel, wo Zeit verloren geht: Ü für von Hand übertragen, S für suchen, W für warten und R für Rückfrage. Diese vier Stellen sind fast immer die Ansatzpunkte für eine Vereinfachung.

So gehen Sie vor

Wählen Sie einen Ablauf und beschreiben Sie nur diesen. Wenn er sich nicht auf eine Seite bringen lässt, sind es vermutlich zwei.
Füllen Sie den Steckbrief gemeinsam mit der Person aus, die den Ablauf täglich erledigt. Wer ihn nur von außen kennt, übersieht die Umwege.
Beschreiben Sie den Normalfall. Ausnahmen gehören in ihr eigenes Feld.
Tragen Sie bei Menge und Zeit ein, ob es sich um Schätzungen handelt. Wenn der Ablauf in die engere Wahl kommt, lohnt sich eine Messung mit dem Messblatt „Vorher messen“.

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