Vorher messen: Messblatt für manuelle Prozesse
Bevor Sie entscheiden, ob ein Ablauf verändert oder automatisiert werden soll: einige reale Ausgangswerte sammeln. Das Messblatt macht daraus eine einfache, belastbare Ausgangslage.
„Das kostet uns ständig Zeit“ ist ein guter Anlass, sich einen Ablauf anzusehen, aber eine schwache Entscheidungsgrundlage. Wie oft ein Vorgang wirklich vorkommt, wie lange er dauert und wo er hängen bleibt, wird aus dem Gedächtnis selten richtig eingeschätzt.
Das Messblatt hält über einen überschaubaren Zeitraum fest, was tatsächlich passiert. Es ersetzt keine exakte Zeitmessung und will das auch nicht. Es liefert eine grobe, aber belastbare Ausgangslage: für die Entscheidung, ob sich eine Veränderung lohnt, und für den späteren Vergleich, ob sie etwas gebracht hat.
Messen
So messen Sie
- Zeitraum: mindestens zwei volle Arbeitswochen, damit gewöhnliche Schwankungen enthalten sind. Kommt der Vorgang nur wenige Male im Monat vor, entsprechend länger.
- Wer einträgt: die Person, die den Vorgang bearbeitet, direkt im Anschluss. Aus dem Gedächtnis am Ende der Woche wird es ungenau.
- Wie genau: Auf volle Minuten schätzen genügt. Eine Stoppuhr ist nicht nötig.
- Was eingetragen wird: jeder Vorgang, auch die ungewöhnlichen. Gerade Ausnahmen werden später wichtig.
- Mehrere Beteiligte: Jede Person führt ihr eigenes Blatt.
Wichtig ist, dass normal weitergearbeitet wird. Das Blatt soll den Alltag abbilden, nicht einen besonders guten Tag.
Was in die Spalten gehört
- Datum
- Tag, an dem der Vorgang bearbeitet wurde.
- Vorgang
- Ein einzelner Durchlauf, kurz benannt: eine Anfrage, eine Rechnung, eine Bestellung.
- Bearbeitung · Min.
- Aktive Arbeitszeit am Vorgang: lesen, suchen, eintippen, prüfen, Rückfrage schreiben. Unterbrechungen zählen nicht. Auf volle Minuten schätzen genügt.
- Wartezeit · Std. / Tage
- Zeit, in der der Vorgang liegt, weil auf etwas gewartet wird – eine Antwort, eine Freigabe, eine Information. Grob angeben.
- Übertragungen · Anzahl
- Wie oft Angaben von Hand von einer Stelle an eine andere gebracht wurden: abtippen, kopieren, abschreiben.
- Rückfragen · Anzahl
- Jede Nachfrage bei Kunde, Lieferant oder Kollegen, weil etwas fehlt oder unklar ist.
- Nacharbeit · ankreuzen
- Musste etwas korrigiert oder wiederholt werden?
- Ausnahme · ankreuzen
- Weicht der Vorgang vom normalen Ablauf ab? Ausnahmen mitschreiben, nicht weglassen.
- Beobachtung
- Was ist aufgefallen? Ein paar Worte genügen.
Die häufigste Unsicherheit betrifft den Unterschied zwischen Bearbeitungszeit und Wartezeit. Bearbeitungszeit ist die Zeit, in der jemand aktiv am Vorgang arbeitet. Wartezeit ist die Zeit, in der der Vorgang liegt, weil eine Antwort, eine Freigabe oder eine Information fehlt. Ein Vorgang kann fünf Minuten Arbeit und drei Tage Wartezeit haben. Beides ist wichtig, aber aus unterschiedlichen Gründen.
Auswerten
Was Sie aus der Messung ablesen können
Nach zwei Wochen lassen sich einige Fragen mit Zahlen beantworten statt mit Eindrücken:
- Wie häufig tritt der Vorgang auf? Anzahl im Zeitraum, umgerechnet auf die Woche.
- Wie viel aktive Arbeitszeit steckt darin? Summe und Durchschnitt pro Vorgang.
- Wo entstehen Wartezeiten? Wie viele Vorgänge lagen, wie lange, und worauf wurde gewartet?
- Wie oft wird nachgefragt? Anteil der Vorgänge mit Rückfrage und die Rückfragen, die sich wiederholen.
- Wie häufig gibt es Ausnahmen und Nacharbeit? Beides entscheidet mit darüber, wie viel sich später automatisieren lässt.
- Welche Schritte wiederholen sich? Die Beobachtungsspalte zeigt oft mehr als die Zahlen.
Aus Minuten pro Vorgang und Vorgängen pro Jahr ergibt sich eine grobe Hochrechnung in Stunden. Wie man daraus eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung macht, einschließlich der Kosten nach dem Start, steht im Beitrag Wann lohnt sich Prozessautomatisierung?
Was die Zahlen nicht sagen
Zwei Wochen sind eine Stichprobe. Saisonale Spitzen, Urlaubszeiten oder ein einzelner Großauftrag können das Bild verschieben. Die Messung zeigt Größenordnungen und Muster, keine exakten Kennzahlen. Für die Entscheidung, ob ein Ablauf genauer untersucht oder verändert werden sollte, genügt das in aller Regel. Und nach einer Veränderung lässt sich mit demselben Blatt erneut messen.
Wer den Ablauf vorher auch inhaltlich festhalten möchte, beginnt mit dem Prozess-Steckbrief.
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