Wann lohnt sich Prozessautomatisierung?
Ob sich die Automatisierung eines Ablaufs lohnt, lässt sich vorab ziemlich gut einschätzen. Dafür braucht es fünf Prüffragen, eine ehrliche Rechnung und den Blick auf die Kosten nach dem Start.
Prozessautomatisierung lohnt sich, wenn ein Ablauf häufig vorkommt, überwiegend nach klaren Regeln läuft, auf digital vorliegenden Informationen beruht und wenige Ausnahmen hat, und wenn der eingesparte Aufwand über die Nutzungsdauer größer ist als Aufbau, Betrieb und Pflege der Lösung. Fehlt eine dieser Bedingungen, ist Vereinfachen oder die bessere Nutzung vorhandener Software oft die günstigere Antwort.
Dieser Beitrag hilft bei der Frage, ob sich die Automatisierung eines bestimmten Ablaufs lohnt. Welcher von mehreren Abläufen der richtige Anfang ist, ist eine andere Frage. Die beantwortet der Beitrag Welchen Prozess sollte man zuerst automatisieren?
Vorab
Zuerst vereinfachen, dann automatisieren
Bevor gerechnet wird, lohnt eine einfachere Frage: Muss dieser Schritt überhaupt sein? Michael Hammer hat schon 1990 davor gewarnt, veraltete Abläufe einfach in Software zu gießen, statt sie grundlegend zu überdenken. Der Gedanke gilt unverändert. Wer einen umständlichen Ablauf automatisiert, hat danach einen schnelleren umständlichen Ablauf.
Drei Prüfungen gehören deshalb an den Anfang:
- Kann der Schritt entfallen? Manche Übertragung, Kopie oder Freigabe existiert nur, weil es immer so war.
- Kann die vorhandene Software das schon? Viele Systeme haben Import-, Export- oder Regelfunktionen, die niemand eingerichtet hat.
- Lässt sich der Ablauf vereinheitlichen? Wenn jeder Mitarbeiter anders arbeitet, gibt es noch nichts Einheitliches zu automatisieren.
Erst was danach übrig bleibt, ist ein Kandidat für Automatisierung.
Eignung
Fünf Prüffragen für einen konkreten Ablauf
Die folgenden Fragen klären, ob sich ein Ablauf technisch und organisatorisch für eine Automatisierung eignet. Sie ersetzen keine Rechnung, sie entscheiden aber, ob sich die Rechnung lohnt.
1. Kommt der Ablauf häufig genug vor?
Automatisierung hat einmalige Kosten. Sie verteilen sich auf die Zahl der Vorgänge. Ein Ablauf, der täglich dutzendfach vorkommt, trägt diese Kosten leichter als einer, der zweimal im Monat anfällt.
Gutes Zeichen: Der Vorgang gehört zum Tagesgeschäft und kommt in ähnlicher Form immer wieder.
Warnsignal: Niemand kann sagen, wie oft er eigentlich vorkommt. Dann zuerst messen.
2. Läuft er nach Regeln, die sich aufschreiben lassen?
Automatisieren lässt sich, was sich beschreiben lässt: Wenn die Bestellnummer fehlt, frage nach. Wenn der Betrag unter einer Grenze liegt, gib frei. Solange die Regeln nur im Kopf eines erfahrenen Mitarbeiters existieren, lassen sie sich nicht automatisieren. Dann ist zuerst Klärung nötig.
Gutes Zeichen: Zwei Mitarbeiter würden denselben Vorgang gleich bearbeiten.
Warnsignal: „Das kommt drauf an“ ist die häufigste Antwort.
3. Liegen die Informationen digital vor?
Eine E-Mail, ein Formular, ein Datensatz im System: Solche Eingänge lassen sich gut weiterverarbeiten. Bei PDFs und Scans müssen die Angaben zuerst erkannt werden, das ist heute oft möglich, bringt aber Unsicherheit und Prüfaufwand mit. Papier, Telefonate und Zurufe sind die schwierigsten Eingänge.
Gutes Zeichen: Die Informationen kommen in wiederkehrender Form, etwa immer dasselbe Formular oder dieselben Felder.
Warnsignal: Jeder Absender schickt die Angaben anders, oft unvollständig.
4. Wie viele Ausnahmen gibt es, und wer entscheidet sie?
Kaum ein Ablauf ist vollständig gleichförmig. Entscheidend ist, wie groß der Anteil der Standardfälle ist und ob Ausnahmen sicher erkannt werden können. Eine gute Lösung erledigt die Standardfälle und legt die Ausnahmen einem Menschen vor.
Hilfreich ist dabei ein Modell aus der Forschung zur Mensch-Maschine-Interaktion: Parasuraman, Sheridan und Wickens unterscheiden (2000) vier Funktionen, die unabhängig voneinander automatisiert werden können, nämlich Informationen aufnehmen, sie auswerten, eine Entscheidung treffen und sie umsetzen. Das Modell stammt aus komplexen technischen Systemen, die Unterscheidung hilft aber auch im Büro. Oft lohnt es sich, das Erfassen und Vorbereiten zu automatisieren und die Entscheidung beim Menschen zu lassen.
Gutes Zeichen: Die meisten Vorgänge laufen gleich, Abweichungen sind erkennbar.
Warnsignal: Fast jeder Vorgang braucht eine Einzelentscheidung.
5. Bleibt der Ablauf eine Weile stabil?
Eine Automatisierung ist an Systeme, Formate und Regeln gebunden. Ändern die sich häufig, wird aus der Einsparung ein Pflegeaufwand.
Gutes Zeichen: Der Ablauf und die beteiligten Systeme laufen seit Jahren ähnlich.
Warnsignal: Ein Systemwechsel ist geplant, oder die Zuständigkeiten werden gerade neu geordnet.
Rechnung
Was kostet der Ablauf heute?
Die Grundlage jeder Wirtschaftlichkeitsbetrachtung ist der heutige Aufwand. Er lässt sich mit drei Werten grob bestimmen:
Zeit pro Vorgang × Vorgänge pro Jahr × interner Stundensatz = heutige Prozesskosten pro Jahr
Ein Rechenbeispiel mit angenommenen Werten: Ein Vorgang dauert 6 Minuten und kommt 40-mal am Tag vor, an 220 Arbeitstagen. Das sind 52.800 Minuten oder 880 Stunden im Jahr.
Für den Stundensatz gibt es eine öffentliche Orientierung: Laut Statistischem Bundesamt kostete eine geleistete Arbeitsstunde 2025 in Produzierendem Gewerbe und Dienstleistungsbereich im Durchschnitt 45,00 Euro, einschließlich Lohnnebenkosten. Ihr eigener Satz kann deutlich abweichen, je nach Branche, Region und Tätigkeit. Mit diesem Durchschnittswert ergeben sich im Beispiel rund 39.600 Euro pro Jahr.
Wichtiger als die Genauigkeit des Stundensatzes sind Zeit und Menge. Beide werden gern geschätzt und dabei oft falsch eingeschätzt. Wer die Entscheidung auf eine belastbarere Grundlage stellen will, misst zwei Wochen lang mit, etwa mit dem Messblatt „Vorher messen“.
Was davon realistisch wegfällt
Die heutigen Prozesskosten sind nicht die Einsparung. Realistisch wird es erst, wenn man Standardfälle und Ausnahmen trennt:
Standardfälle pro Jahr × eingesparte Minuten je Standardfall ÷ 60 = eingesparte Stunden pro Jahr
Im Beispiel: Angenommen, 70 Prozent der Vorgänge sind Standardfälle, und dort bleibt statt 6 Minuten noch 1 Minute für eine kurze Kontrolle. Das sind 6.160 Vorgänge mit je 5 eingesparten Minuten, zusammen etwa 513 Stunden oder rund 23.100 Euro im Jahr. Die übrigen 30 Prozent bearbeitet weiterhin ein Mensch, im gleichen Aufwand wie bisher.
Die Rechnung zeigt zweierlei. Die Einsparung liegt deutlich unter den heutigen Prozesskosten. Und der Anteil der Standardfälle hat großen Einfluss auf das Ergebnis. Bei 50 Prozent Standardfällen wären es im selben Beispiel nur noch rund 367 Stunden.
Was die Lösung kostet, auch nach dem Start
Die zweite Seite der Rechnung wird häufig unterschätzt, weil sie nicht mit der Umsetzung endet.
- Aufbau: Analyse, Umsetzung, Anbindung der Systeme, Test mit echten Vorgängen, Einführung bei den Mitarbeitern.
- Laufender Betrieb: Lizenzen, Hosting und gegebenenfalls nutzungsabhängige Kosten, etwa für KI-Dienste.
- Pflege: Anpassungen, wenn sich Formulare, Schnittstellen oder Regeln ändern.
- Ausnahmen und Kontrolle: Die Zeit, die Mitarbeiter weiterhin für Prüfungen und Sonderfälle brauchen. Sie ist in der Einsparung oben bereits berücksichtigt und darf nicht doppelt verschwinden.
Daraus ergibt sich eine einfache Kennzahl:
Einmaliger Aufwand ÷ (jährliche Einsparung − jährliche laufende Kosten) = Jahre bis zur Amortisation
Liegt die Amortisation deutlich unter dem Zeitraum, in dem der Ablauf voraussichtlich stabil bleibt, spricht die Rechnung für die Automatisierung. Liegt sie in derselben Größenordnung, ist das Risiko hoch, dass sich Systeme oder Regeln ändern, bevor sich die Investition bezahlt gemacht hat.
Was sich nicht in Stunden ausdrücken lässt
Manche Wirkungen sind real, aber schwer in Euro zu fassen. Sie gehören trotzdem in die Entscheidung, als eigene Punkte neben der Rechnung.
- Fehlerfolgen. Wer Daten von Hand überträgt, macht Fehler, und die Kontrolle per Augenmaß ist weniger zuverlässig, als man annimmt. In einem Experiment von Barchard und Pace (2011) mit 195 Studierenden war das visuelle Gegenlesen eingegebener Daten nicht signifikant besser als eine Eingabe ganz ohne Kontrolle. Die Untersuchung fand im Labor statt, nicht in einem Unternehmen. Sie zeigt aber, dass die Übertragung selbst die Fehlerquelle ist. Wo ein falscher Wert teure Folgen hat, etwa ein falscher Liefertermin in der Planung, zählt das stärker als die eingesparte Minute.
- Reaktionszeit. Ein Angebot, das einen Tag früher beim Kunden ist, oder eine Anfrage, die nicht über das Wochenende liegen bleibt, wirkt auf den Umsatz, nicht auf die Kosten.
- Kapazität. Eingesparte Stunden bedeuten in den meisten Betrieben keine eingesparte Stelle, sondern Zeit für Arbeit, die heute liegen bleibt. Das ist eine ehrlichere und meist auch zutreffendere Rechnung.
- Vertretbarkeit. Ein Ablauf, den nur eine Person beherrscht, ist ein Risiko. Klare Regeln und eine nachvollziehbare Lösung verringern es.
Entscheidung
Vier mögliche Ergebnisse
Am Ende der Prüfung steht nicht immer „automatisieren“. Vier Ergebnisse sind gleichwertig, weil jedes eine sinnvolle Entscheidung beschreibt:
Mögliche Ergebnisse
- Lassen
- Der Ablauf ist zu selten, zu uneinheitlich oder zu instabil. Der Aufwand für eine Lösung steht in keinem Verhältnis zum Nutzen.
- Vereinfachen
- Schritte entfallen, Zuständigkeiten werden klar, Formulare werden einheitlich. Oft ist damit schon viel gewonnen.
- Vorhandenes nutzen
- Die eingesetzte Software kann den Schritt bereits übernehmen, wenn sie entsprechend eingerichtet wird.
- Automatisieren
- Häufigkeit, Regeln, Daten und Ausnahmen passen, und die Rechnung trägt auch die Kosten nach dem Start.
Wann Sie es besser lassen
Einige Situationen sprechen fast immer gegen eine Automatisierung, jedenfalls zum jetzigen Zeitpunkt:
- Der Ablauf kommt selten vor und ist dabei jedes Mal anders.
- Die Regeln sind umstritten oder nicht geklärt. Automatisierung würde einen offenen Konflikt nur verstecken.
- Ein Systemwechsel steht bevor. Die Lösung müsste kurz danach neu gebaut werden.
- Das eigentliche Problem liegt woanders, etwa in fehlenden Informationen vom Kunden. Dann hilft eine bessere Anfrage mehr als eine schnellere Bearbeitung.
Der nächste Schritt
Für die Entscheidung reichen meist zwei Dinge: eine klare Beschreibung des Ablaufs und einige gemessene Werte. Für beides gibt es Vorlagen: den Prozess-Steckbrief, um den Ablauf auf einer Seite festzuhalten, und das Messblatt „Vorher messen“, um Häufigkeit, Zeit, Rückfragen und Ausnahmen über zwei Wochen zu erfassen. Mit beiden zusammen lässt sich die Rechnung aus diesem Beitrag auf echte Zahlen stützen.
Quellen
Grundlage für den Hinweis, bestehende Abläufe nicht unverändert in Software zu übertragen, sondern vorher zu vereinfachen.
Modell, nach dem Automatisierung einzelne Funktionen (Informationen aufnehmen, auswerten, entscheiden, ausführen) unterschiedlich stark übernehmen kann. Entstanden in der Forschung zu komplexen technischen Systemen.
Experiment mit 195 Studierenden zur Genauigkeit von Dateneingabe: Visuelles Gegenlesen war nicht signifikant besser als eine einfache Eingabe. Laborsituation, kein Unternehmenskontext.
Durchschnittliche Arbeitskosten je geleisteter Stunde in Produzierendem Gewerbe und Dienstleistungsbereich, als Orientierung für den Stundensatz im Rechenbeispiel.
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