Systemintegration: Daten fließen, statt abgetippt zu werden.

Systemintegration bedeutet, vorhandene Software so zu verbinden, dass Daten ohne Handarbeit zwischen den Systemen fließen. Ein Auftrag, der im CRM gewonnen wird, entsteht dann automatisch im ERP, eine Anfrage aus dem Postfach landet als Vorgang im CRM.

Dazu gehören die Verbindung selbst, meist über Schnittstellen (APIs), die Zuordnung der Felder zwischen den Systemen, die Prüfung der Daten, die Fehlerbehandlung und die Überwachung im Betrieb.

Eine API (Application Programming Interface, auf Deutsch Programmierschnittstelle) ist ein dokumentierter Zugang, über den eine Software anderen Programmen Daten und Funktionen bereitstellt. Ein anderes Programm kann darüber zum Beispiel Kunden abfragen oder einen Auftrag anlegen, mit eigenem Zugang und festgelegten Rechten.

API-Integration heißt entsprechend: Systeme werden über ihre APIs verbunden. Das ist in der Regel der stabilste Weg, weil der Hersteller die Schnittstelle dafür vorsieht und pflegt.

Systemintegration sorgt dafür, dass Daten zwischen Systemen fließen. Prozessautomatisierung sorgt dafür, dass die Schritte eines Ablaufs ohne Handarbeit erledigt werden: prüfen, zuordnen, erinnern, freigeben lassen.

Beides hängt eng zusammen. Viele Automatisierungen brauchen eine Integration als Grundlage, weil sie Daten aus einem System lesen und Ergebnisse in ein anderes schreiben müssen. Umgekehrt ist eine reine Datenübertragung oft schon eine einfache Automatisierung.

In den meisten Fällen ja. Typisch ist, dass Kundenstammdaten im ERP gepflegt und ins CRM übernommen werden, gewonnene Aufträge aus dem CRM im ERP entstehen und Auftragsstatus, Liefertermine oder offene Rechnungen im CRM sichtbar werden.

Wichtig ist vorher die Frage, welches System für welche Information führt. Sonst ändern zwei Systeme dieselben Daten, und niemand weiß, welcher Stand gilt.

Dann gibt es meist trotzdem einen Weg. Zuerst lohnt sich die Frage an den Hersteller, denn oft gibt es eine Schnittstelle als Zusatzmodul oder in einer neueren Version. Danach kommen automatisierter Import und Export, lesender Zugriff auf die Datenbank in Abstimmung mit dem Hersteller oder eine kleine Zwischenschicht, die zwischen dem Altsystem und den übrigen Systemen übersetzt.

Die Bedienung der Oberfläche durch ein Programm ist die letzte Wahl, weil sie bei jeder Änderung der Masken bricht. Wird jede Verbindung zum Kraftakt, kann auch ein Systemwechsel oder eine schlanke eigene Anwendung die sinnvollere Lösung sein.

Nicht unbedingt. Manche Verbindungen bieten die Hersteller bereits an, andere lassen sich direkt zwischen zwei Systemen umsetzen. Bei mehreren Verbindungen kann eine Integrationsplattform sinnvoll sein, die Übertragungen zentral steuert und überwacht.

Welcher Weg passt, hängt von Ihren Systemen, der Zahl der Verbindungen und davon ab, wer sie später betreut. Laufende Kosten für Plattformen oder API-Zugänge gehören von Anfang an in die Rechnung.

Eine gute Integration rechnet damit. Ist ein System kurz nicht erreichbar, wird die Übertragung automatisch wiederholt. Fehlen Angaben oder passen Daten nicht, hält der Vorgang an, statt halb übertragen zu werden, und die zuständige Person erhält einen verständlichen Hinweis.

Jede Übertragung wird protokolliert. Bleiben Übertragungen aus oder häufen sich Fehler, kommt eine Meldung, damit das Problem auffällt, bevor es Kunden oder Kollegen bemerken.

Jede Verbindung erhält einen eigenen Zugang mit nur den Rechten, die sie braucht, statt persönlicher Passwörter. Daten werden verschlüsselt übertragen, Zugangsdaten sicher hinterlegt.

Welche personenbezogenen Daten zwischen welchen Systemen fließen und ob dabei ein externer Dienst beteiligt ist, wird vor der Umsetzung festgelegt. Wo nötig, gehört ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung dazu.

Das hängt von der Zahl der Systeme, den verfügbaren Schnittstellen, der Datenmenge und den Anforderungen an Prüfung und Überwachung ab, deshalb gibt es keine Preisliste. Vor der Umsetzung legen wir Umfang, Ziel und ein festes Projektende fest, und Sie erhalten ein Angebot dafür.

Zu den laufenden Kosten können API-Zugänge der Hersteller und eine Integrationsplattform gehören. Das wird vor der Umsetzung beziffert. Eine Betreuung ist optional und beginnt bei 250 Euro im Monat.

Updates, neue Felder oder geänderte Schnittstellen können eine Verbindung beeinträchtigen. Deshalb sind Datenfluss, Zugänge und Zuständigkeiten dokumentiert, und das Monitoring meldet, wenn etwas nicht mehr passt.

Wer die Verbindungen nach dem Projekt im Blick behält, legen wir vor dem Start fest: Ihr Team, Ihr IT-Dienstleister oder ich im Rahmen der laufenden Prozessoptimierung.